Microsoft borra los datos de las ONGs que confiaron en su programa gratuito: la lección para autónomos y pymes

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Nivel: ⭐ Principiante

Microsoft decidió retirar su programa de licencias gratuitas para ONGs. Y luego, por un error informático, borró los datos que esas organizaciones tenían en sus servidores antes de que pudieran recuperarlos. Las dos cosas. Decisión más error. Y el que paga el pato no es Microsoft: son las ONGs que perdieron años de trabajo.

El 1 de julio de 2025, Microsoft retiró silenciosamente el programa Microsoft 365 Business Premium que durante años había donado 10 licencias gratuitas a organizaciones sin ánimo de lucro. La comunicación fue un solo email a las direcciones de administrador —bien entrada en spam, bien en una bandeja que nadie revisa a diario— sin recordatorios posteriores. Sin banners en la interfaz. Sin una llamada de teléfono.

Un año después, las ONGs empezaron a perder el acceso a sus cuentas. Y entonces llegó lo peor.

Microsoft cometió un error. Un fallo en sus sistemas borró los datos de suscripciones expiradas antes de que terminara el período de retención. Ese período, según su propia política, es de 90 a 180 días. El error lo acortó sin aviso. Y cuando las organizaciones afectadas pidieron ayuda, Microsoft respondió: lo sentimos, no podemos recuperarlos. Tampoco podemos decirle qué datos se han perdido ni si se han perdido en todos los casos.

## La decisión: un email y a otra cosa

Microsoft anunció en mayo de 2025 que retiraba el programa de licencias donadas a ONGs. La razón oficial: “simplificar nuestra cartera de donaciones”. Las organizaciones que llevaban años usando Outlook, OneDrive, Teams y SharePoint sin coste debían migrar a otro plan de pago o perder el acceso.

El problema no fue la decisión en sí —Microsoft tiene derecho a cambiar su oferta. El problema fue cómo se comunicó. Un único email a la dirección de administrador. Sin copia a los usuarios reales. Sin un banner en la aplicación. Sin un aviso en la factura. Las ONGs pequeñas, las que operan con voluntarios y una cuenta de correo compartida, simplemente no lo vieron.

Ronald Khosla, fundador de Canopy, una ONG que apoya proyectos de preservación forestal, renovó su suscripción en octubre de 2025. En el correo de confirmación no aparecía ni una línea sobre la cancelación del programa. No hubo más avisos. Hasta que un día de junio de 2026 intentó acceder a sus archivos y ya no estaban.

## El error: datos borrados antes de tiempo

Microsoft confirmó a The Register que, “debido a un error”, los datos de algunas suscripciones expiradas se eliminaron antes de que terminara el período de retención. La compañía intentó recuperarlos. No pudo.

La respuesta oficial es tan fría como ambigua: “no podemos proporcionar una lista de qué datos pueden haberse eliminado ni si se eliminó dato alguno”. Es decir, Microsoft no sabe qué perdió cada ONG. No puede saberlo. Y no va a saberlo.

Los casos documentados son desoladores:

– **Canopy.** Una ONG que apoya proyectos de preservación forestal en todo el mundo. Su fundador, Ronald Khosla, renovó la suscripción en octubre de 2025. La confirmación no mencionaba la cancelación del programa. El 11 de junio de 2026, todos los datos de OneDrive habían desaparecido. Microsoft le dijo primero que eran recuperables y luego que no. Khosla ahora depende de un disco duro externo que tiene en la costa este de Estados Unidos; vive en Oregón. Tiene que viajar físicamente para recuperar los datos y subirlos a otro proveedor.

– **Una ONG de atención sanitaria infantil** perdió 500 GB de datos: historiales de pacientes, documentos internos, automatizaciones enteras de Power Automate, formularios de captación de donantes. No tenían copia externa porque confiaban en la sincronización automática de OneDrive. No hay una alternativa fácil para recuperar el sistema de gestión de donantes que habían construido durante años.

– **Una organización de apoyo a discapacitados** calcula que necesitará “cientos de horas” para recrear los vídeos instructivos y documentos técnicos perdidos. Horas de voluntarios que no van a cobrar y que podrían haberse dedicado a su labor real.

– **Una ONG con 50 años de archivo histórico** vio cómo sus datos se borraban 65 días antes de lo previsto. Microsoft le había garantizado por escrito en junio que los datos seguirían disponibles. Desaparecieron igual. Cincuenta años de documentación, pérdida irreversible.

– **Una organización en Washington D.C.** se salvó porque contrató a una empresa de IT que migró los datos a tiempo. Pero ahora usa las versiones web de Office 365, que se cuelgan cuando varios usuarios colaboran en el mismo documento. Pasaron de tener un entorno profesional a pelearse con pestañas del navegador.

En total, según un trabajador de soporte de Microsoft citado por Slate, unas **171.000 organizaciones** perdieron todos sus datos en algún grado.

## El doble golpe: decisión más error

Aquí está el núcleo de la historia. No es solo que Microsoft tomara una decisión que dejaba a las ONGs sin herramientas. Tampoco es solo que un error técnico borrara datos antes de tiempo. Es que ocurrieron las dos cosas. Y el que las sufre no es Microsoft.

Cuando una grande decide algo que te jode, no tienes recurso. Cuando además comete un error que agrava esa decisión, sigues sin tener recurso. Microsoft no va a pagar los cientos de horas de trabajo perdidas. No va a restaurar los archivos de 50 años. No va a compensar a nadie. Su oferta: una reunión gratuita con un “especialista” para ayudar a montar un nuevo entorno de Microsoft 365.

Una reunión. Para que empieces de cero.

## La indiferencia como respuesta

“Concierge service”, lo llaman. Un servicio de acompañamiento para configurar un nuevo Microsoft 365. Muy bonito. Pero no recupera los datos. No devuelve los archivos borrados. No reconstruye los automatismos que una ONG tardó años en ajustar.

La asimetría es brutal: Microsoft decide, Microsoft se equivoca, y la ONG asume el coste. La empresa vale más de tres billones de dólares. Las ONGs afectadas operan con presupuestos de cuatro cifras y personal voluntario. La parte débil no tiene un abogado en la sala ni un departamento de IT que reclame.

## La lección que duele

Porque la alternativa existe. Todas estas ONGs **podían haber puesto un Nextcloud en un ordenador en su sede y olvidarse de Microsoft**. Una instalación sencilla —hay distribuciones que se configuran en menos de una hora— en un PC que ya tenían, sin depender de nadie. Para correo, almacenamiento, calendario, documentos compartidos y videoconferencia. Suficiente para las necesidades de una organización de diez personas.

No hablamos de tecnología compleja. Nextcloud funciona en un ordenador de segunda mano que cualquier ONG tiene en su oficina. La instalación más básica no requiere más conocimientos que seguir un tutorial. Y si no hay nadie en el equipo que quiera hacerlo, hay cooperativas de tecnología que lo montan por menos de lo que cuesta una suscripción mensual a Microsoft 365.

Pero no lo hicieron.

No lo hicieron porque Microsoft se lo daba gratis. Porque funcionaba bien. Porque todo el mundo lo usa. Porque parecía que no iba a pasar nada. La decisión del software gratuito de un gigante es cómoda: no tienes que pensar en backups, ni en servidores, ni en actualizaciones. Lo gestionan ellos. Confías. Hasta que la confianza se rompe.

Y cuando se rompe, no se rompe para Microsoft. Microsoft sigue siendo una empresa de tres billones de dólares. El quebrado es Khosla, que tiene que coger un avión para recuperar su disco duro. La que pierde 500 GB es la ONG infantil. La que ve esfumarse 50 años de archivo es una organización que ya no tiene recursos para reconstruirlos.

La tecnología gratuita de un gigante no es gratis: pagas con dependencia. Y cuando el gigante decide que el programa ya no le interesa, tú no tienes nada que decir. Y cuando además se equivoca —que se equivoca—, tú sigues sin tener nada que decir.

## Para que se entienda

Si tu negocio, tu asociación o tu proyecto depende de una herramienta gratuita de una gran empresa, tienes un problema. No porque la empresa sea mala —no se trata de buenos y malos—, sino porque la relación es asimétrica. Ellos deciden. Ellos se equivocan. Tú pagas.

La solución no es tecnológica: es poner tus datos en un sitio que controles tú. Puede ser un Nextcloud en un PC de segunda mano. Puede ser un servicio de pago con contrato y soporte real. Pueden ser copias de seguridad programadas fuera de la nube del gigante de turno. Cualquier cosa menos dejar tus años de trabajo en manos de quien puede borrarlos con un error y responderte ofreciéndote una reunión para que vuelvas a empezar.

Que no te pase porque no lo viste venir. Ahora ya lo has visto.

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**Fuentes:**
– [Slate: Over 170,000 Nonprofits Lost All Their Data. Is Microsoft to Blame?](https://slate.com/technology/2026/08/microsoft-software-nonprofit-data-delete.html)
– [The Register: Microsoft tells nonprofits their deleted M365 data isn’t coming back](https://www.theregister.com/saas/2026/09/28/microsoft-tells-nonprofits-their-deleted-m365-data-isnt-coming-back/5299433)
– [NeoTeo: Microsoft confirma el borrado prematuro de datos en suscripciones de ONGs](https://www.neoteo.com/es/microsoft-confirma-el-borrado-prematuro-de-datos-en-algunas-suscripciones-vencidas-de-microsoft-365-business-premium-para-ong)
– [Plain English Technology: Microsoft Deleted Nonprofit M365 Data — How to Back Up Yours](https://plainenglishtechnology.com/microsoft-365-backup-for-nonprofits/)

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