Nivel: ⭐ Principiante
OnlyOffice es la suite ofimática que abre tus archivos de Word, Excel y PowerPoint como si fueran nativos, pero sin pagar la suscripción de Microsoft 365. Es de código abiertoSoftware cuyo código fuente está disponible para que cualquiera pueda verlo, modificarlo y distribuirlo. No significa que sea gratis necesariamente (puedes pagar por soporte o hosting), pero sí que nadie puede cambiarte las reglas del juego de repente. Si el proyecto original desaparece, alguien puede continuarlo. Ejemplos: Linux, Nextcloud, n8n, WordPress. (licencia AGPL 3.0), funciona en tu ordenador, en tu navegador y hasta integrada en tu propia nube con NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos.. Y para el autónomo que recibe documentos de clientes en .docx todos los días, eso cambia la conversación.
La tabla que lo resume todo
| Microsoft 365 | OnlyOffice | |
|---|---|---|
| Precio | Desde 7€/mes por persona | 0€ (gratis y de código abiertoSoftware cuyo código fuente está disponible para que cualquiera pueda verlo, modificarlo y distribuirlo. No significa que sea gratis necesariamente (puedes pagar por soporte o hosting), pero sí que nadie puede cambiarte las reglas del juego de repente. Si el proyecto original desaparece, alguien puede continuarlo. Ejemplos: Linux, Nextcloud, n8n, WordPress.) |
| Dónde viven tus documentos | En la nube de Microsoft | En tu ordenador o en tu servidorOrdenador configurado para procesar peticiones de otros dispositivos (clientes) y servirles datos, archivos o servicios. Puede ser físico (un ordenador encendido 24/7 en tu casa) o virtual (un VPS en un centro de datos). Los servidores son el corazón de cualquier infraestructura digital: sin ellos, no hay correo, web, almacenamiento en la nube ni automatizaciones. |
| Abre .docx, .xlsx, .pptx | Sí | Sí, con formato fiel |
| Colaboración en tiempo real | Sí | Sí (edición a nivel de párrafo) |
| Funciona sin internet | Limitado | Sí, con la app de escritorio |
| Integración con NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos. | No | Sí, edición dentro de tu nube |
| Tus datos | Los analiza Microsoft | Son tuyos, en tu casa |
Para que se entienda: OnlyOffice no es un clon barato. Es una suite completa con editores de texto, hojas de cálculo y presentaciones que se lleva bien con los formatos de Microsoft porque ese es su trabajo principal: que puedas trabajar con los archivos que te llegan de clientes y proveedores sin pagar el peaje anual.
Cómo se usa (tres formas, una misma herramienta)
OnlyOffice se adapta a cómo trabajas, no al revés:
- En el escritorio: te instalas la app gratuita en Windows, macOS o LinuxSistema operativo libre y de código abierto que utiliza el kernel Linux. Es el sistema operativo más usado en servidores (se estima que más del 70% de los servidores web del mundo funcionan con Linux), en dispositivos Android, y cada vez más en ordenadores de escritorio. Distribuciones populares: Ubuntu, Debian, Fedora. Si montas tu propio servidor, casi seguro que usarás Linux. y trabajas offline, sin necesidad de cuenta ni de internet.
- En tu nube: si ya tienes Nextcloud, OnlyOffice se integra y editas los documentos directamente dentro de tu nube, en el navegador, con colaboración en tiempo real.
- En el móvil: apps gratuitas para iOS y Android para revisar y editar sobre la marcha.
Y si algún día necesitas que un cliente edite un documento contigo, se comparte un enlace y se trabaja a la vez, sin que la otra persona tenga que instalar nada.
¿Y si ya uso LibreOffice?
Buena pregunta, porque LibreOffice también es gratis y muy capaz (y ya te contamos cómo cambiar de Excel a LibreOffice sin perder fórmulas). La diferencia práctica está en dos puntos:
- Fidelidad con Office: OnlyOffice está pensado para que los archivos .docx y .xlsx se vean casi idénticos al abrirlos en Microsoft Office. Si trabajas con clientes que usan Word, esto ahorra los «se me ha movido todo».
- Colaboración: la edición en tiempo real de OnlyOffice dentro de NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos. es más fluida que la de LibreOffice en ese escenario concreto.
LibreOffice gana en otras cosas (más herramientas avanzadas, comunidad más veterana). No tienes que elegir: los dos pueden convivir en el mismo ordenador.
De qué vive la empresa detrás
Nada es gratis en el sentido absoluto. OnlyOffice es gratis para ti, pero la empresa que lo desarrolla (Ascensio System, de Letonia) vive de vender versiones con soporte y servicios a empresas grandes. Para el autónomo individual, la versión gratuita es completa: no te esconden funciones detrás de un muro de pago.
La única pega real: si necesitas soporte técnico oficial, lo pagas. Pero para eso está la comunidad y las guías; y si te atascas, el orden correcto para digitalizar un negocio te recuerda que la herramienta va después del proceso.
Pruébalo antes de seguir pagando
Si pagas Microsoft 365 solo para abrir archivos de Office, estás pagando por algo que OnlyOffice hace gratis desde hoy. Prueba a instalar la versión de escritorio, abre uno de tus documentos de trabajo y decide con los ojos abiertos. Probablemente la suscripción deje de tener sentido.
Enlace: OnlyOffice