Nivel: ⭐ Principiante
La pregunta que se hace medio millón de autónomos cada mes y casi nadie responde con una lista clara. No hablamos de programas «pirata» ni de apaños: hablamos de herramientas serias, gratuitas, que usan decenas de miles de negocios en España y que no te piden la tarjeta. Si estás pagando por programas que tienen una alternativa gratis, este artículo es el mapa para empezar a dejar de hacerlo.
¿Qué programas gratis necesito para mi negocio?
Depende de lo que haga tu negocio, pero hay un núcleo común que casi todos necesitan: cobrar y facturar, llevar la contabilidad, gestionar clientes, escribir documentos, guardar archivos, tener un correo profesional y proteger las contraseñas. Para cada una de esas tareas existe una opción gratuita probada. Lo importante no es instalar todo de golpe, sino saber que existe y elegir por dónde empezar.
La lista: qué usar gratis para cada tarea
Aquí va el mapa. Cada fila es un problema de tu negocio y cada enlace te lleva a la guía completa que ya hemos publicado, con su configuración y sus trucos.
| Qué necesitas | Opción gratis | Guía completa |
|---|---|---|
| Documentos, hojas de cálculo y presentaciones | LibreOffice | ¿Qué es LibreOffice? y cómo cambiar de Excel sin perder fórmulas |
| Facturas, clientes, IVA y contabilidad | DolibarrERP y CRM de código abierto diseñado para autónomos y pequeñas empresas. Gestiona facturación, clientes, proveedores, stock, contabilidad y nóminas en un solo sitio. Es modular: instalas solo los módulos que necesitas. Alternativa a programas como Sage o Contasol, pero sin licencias de pago. | Qué es Dolibarr y si te sirve a ti |
| Facturación electrónica obligatoria (VeriFACTUSistema de facturación electrónica verificable implementado por la Agencia Tributaria española. Exige que los programas de facturación generen un registro de facturas con un código hash que las vincula y las hace inmodificables a posteriori. Es obligatorio para todas las empresas en España, y los softwares de facturación software libre como Odoo o Dolibarr necesitan estar adaptados para cumplirlo.) | Programas que cumplen la norma | Programas gratis que cumplen VeriFACTU |
| Correo profesional | Proton Mail | Migrar de Gmail a Proton Mail sin perder nada |
| Nube para tus archivos | NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos. | La alternativa a Google Drive por 5€ al mes |
| Contraseñas de tu negocio | Bitwarden | Bitwarden, el gestor de contraseñas gratis |
| Mensajería interna del equipo | Mattermost | Alternativa gratis a Slack |
| Automatizar tareas repetitivas | n8nPlataforma de automatización de código abierto que permite conectar aplicaciones y servicios sin escribir código. Funciona con nodos visuales: arrastras, conectas y ya tienes tu automatización. Se puede instalar en tu propio servidor (self-hosted), lo que significa que tus datos nunca salen de tu control. Alternativa a Make y Zapier, pero sin pagar suscripción mensual. | Qué es n8n y cómo automatizar tu correo |
| IA para trabajar sin enviar tus datos | OllamaHerramienta gratuita que permite ejecutar modelos de inteligencia artificial en tu propio ordenador, sin necesidad de internet. Con Ollama puedes descargar y usar modelos como Llama, Mistral o Gemma localmente. Ideal para autónomos que quieren usar IA sin enviar sus datos a servidores externos ni pagar por tokens. + modelos locales | Tu propio ChatGPT en Windows |
¿De verdad son gratis o me van a cobrar luego?
Son programas de software libre: cualquiera puede usarlos, copiarlos y modificarlos, y nadie puede quitártelos porque no dependen de la voluntad de una empresa. La mayoría son gratuitos de por vida; algunos, como NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos., cuestan un servidorOrdenador configurado para procesar peticiones de otros dispositivos (clientes) y servirles datos, archivos o servicios. Puede ser físico (un ordenador encendido 24/7 en tu casa) o virtual (un VPS en un centro de datos). Los servidores son el corazón de cualquier infraestructura digital: sin ellos, no hay correo, web, almacenamiento en la nube ni automatizaciones. pequeño (5€ al mes) pero sustituyen a una suscripción de 10-15€. La diferencia con el «gratis» de Google o Facebook es que ahí el producto eres tú: tus datos son la moneda. Con estos programas, no.
¿Esto funciona para mi negocio pequeño?
Sí, y de hecho es donde mejor funcionan. Una peluquería no necesita un ERP de multinacional: necesita cobrar, facturar y no perder la agenda. Un taller necesita saber qué cliente tiene qué coche y mandarle el presupuesto. Una gestoría necesita facturar y cumplir con Hacienda. Todas esas tareas las hace DolibarrERP y CRM de código abierto diseñado para autónomos y pequeñas empresas. Gestiona facturación, clientes, proveedores, stock, contabilidad y nóminas en un solo sitio. Es modular: instalas solo los módulos que necesitas. Alternativa a programas como Sage o Contasol, pero sin licencias de pago., LibreOffice o n8nPlataforma de automatización de código abierto que permite conectar aplicaciones y servicios sin escribir código. Funciona con nodos visuales: arrastras, conectas y ya tienes tu automatización. Se puede instalar en tu propio servidor (self-hosted), lo que significa que tus datos nunca salen de tu control. Alternativa a Make y Zapier, pero sin pagar suscripción mensual. sin pagar licencias por cada trabajador.
Pero tiene peros…
Seamos honestos: gratis no significa cero esfuerzo. La primera configuración de DolibarrERP y CRM de código abierto diseñado para autónomos y pequeñas empresas. Gestiona facturación, clientes, proveedores, stock, contabilidad y nóminas en un solo sitio. Es modular: instalas solo los módulos que necesitas. Alternativa a programas como Sage o Contasol, pero sin licencias de pago. o NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos. lleva un tiempo, y si algo se estropea no llamas a un teléfono de soporte de pago: hay comunidades y documentación, pero el trabajo de montarlo es tuyo. Para el que no quiere tocar nada, existe una vía intermedia: pagar a alguien (como nosotros) para que lo monte, lo adapte a lo que tú realmente necesitas y te lo deje funcionando. Sale más barato que años de suscripción y te quedas dueño de tus datos.
Por dónde empezar
No instales todo. Elige la tarea que más dinero te cueste hoy: si pagas por facturar, empieza por DolibarrERP y CRM de código abierto diseñado para autónomos y pequeñas empresas. Gestiona facturación, clientes, proveedores, stock, contabilidad y nóminas en un solo sitio. Es modular: instalas solo los módulos que necesitas. Alternativa a programas como Sage o Contasol, pero sin licencias de pago.. Si pagas por la nube, por NextcloudPlataforma de productividad autoalojada que reemplaza servicios como Google Drive, Dropbox, Microsoft 365 o Trello. Permite almacenar archivos, compartir calendarios, gestionar tareas, videollamadas y correo electrónico, todo desde tus propios servidores. Muy usada por autónomos y PYMES que quieren dejar de pagar suscripciones y recuperar el control de sus datos.. Si tu miedo son las contraseñas, por Bitwarden. Una sola migración al mes es un ritmo realista para un negocio que no puede parar. En tres meses habrás cortado la mitad de tus suscripciones y serás dueño de tus datos.
La pregunta no es qué programa gratis usar: es cuál te devuelve primero el dinero que estás pagando por algo que ya existe en otra parte.